So funktioniert digitale Rechnungsverarbeitung
Vom Rechnungseingang bis zur Buchung – alles digital organisiert und rechtssicher archiviert.
Die eingehenden Papierrechnungen werden gescannt, E-Rechnungen werden automatisch importiert und anschließend die Rechnungsdaten erfasst. Bereits hierbei unterstützt Sie unsere Software durch automatische Beleglesung.
Jetzt prüfen und genehmigen die Sachbearbeiter die Eingangsrechnungen. Währenddessen hat die Buchhaltung mit Hilfe des Rechnungsmonitors einen perfekten Überblick über alle Rechnungen und den jeweiligen Status.
Am Ende werden die Buchungsdaten an das ERP-System übergeben. Die manuelle Verbuchung entfällt. Die Eingangsrechnungen werden rechtssicher archiviert. Dies gilt übrigens auch für per E-Mail eingehende Rechnungen.

Funktionen der elektronischen Eingangsrechnungsprüfung

1. 1.    Erfassung der Rechnungen:

• Rechnungen können in verschiedenen Formaten eingehen (PDF, E-Mail, EDI, Papier).
• Mithilfe von OCR-Technologie (Optical Character Recognition) werden Papier- und PDF-Rechnungen digitalisiert und die relevanten Daten ausgelesen.

1. 2.    Fach- und sachliche Prüfung:

• Formale Prüfung
• Inhaltliche Prüfung

1. 3.    Workflow für Freigabe:

• Automatische Weiterleitung an zuständige Personen oder Abteilungen zur Prüfung und Freigabe.

1. 4.    Archivierung:

• Gesetzeskonforme Archivierung der Rechnungen (GoBD, DSGVO-konform) für einen definierten Zeitraum.

Vorteile der elektronischen Eingangsrechnungsprüfung

1. Effizienzsteigerung:

• Reduktion manueller Aufgaben und damit verbundener Fehler.
• Schnellere Verarbeitung durch Automatisierung.

2. Kostenreduktion:

• Einsparung von Ressourcen (Papier, Druck, Lagerung).
• Minimierung von Verzugszinsen durch rechtzeitige Prüfung und Zahlung.

3.    Transparenz und Nachvollziehbarkeit:

• Klare Workflows und lückenlose Protokollierung.
• Verbesserte Übersicht über den Status aller Rechnungen.

4.    Compliance:

• Einhaltung gesetzlicher Anforderungen und interner Richtlinien.
• Reduktion von Risiken bei steuerlichen Prüfungen.

Was organisiertes Aufgabenmanagement für Ihr Unternehmen bedeutet

Klar definierte Zuständigkeiten

Wer macht was – bis wann – mit welchem Ziel? Ein durchdachtes Aufgabenmanagement sorgt dafür, dass jede Aufgabe eine verantwortliche Person hat. Das vermeidet Missverständnisse, entlastet Führungskräfte und schafft Verbindlichkeit im Team.

Strukturierte Abläufe und transparente Prozesse

Wiederkehrende Aufgaben lassen sich standardisieren, Projektabläufe werden planbar, Fortschritte nachvollziehbar. Damit behalten alle Beteiligten den Überblick – selbst in komplexen Vorhaben mit vielen Schnittstellen.

Intelligente Priorisierung statt ständiger Feuerlöscheinsätze

Durch systematische Planung und ein zentrales Tool zur Aufgabenverwaltung erkennen Sie frühzeitig Engpässe und können Aufgaben nach Dringlichkeit und Relevanz steuern. So arbeiten Ihre Teams produktiver – ohne sich ständig im Tagesgeschäft zu verlieren.

Effizientere Zusammenarbeit in und zwischen Teams

Einheitliche Werkzeuge und klar definierte Workflows ermöglichen eine nahtlose Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg. Kommunikation wird gezielter, Aufgabenübergaben laufen reibungslos, und die Verantwortlichen behalten den Überblick – auch bei parallellaufenden Projekten.

Messbare Erfolge durch transparente Fortschrittskontrolle

Ob Projektmeilenstein oder tägliche To-do-Liste: Mit einem digitalen Aufgabenmanagement lassen sich Fortschritte sichtbar machen. Führungskräfte sehen, wo Unterstützung gebraucht wird – Teams erleben mehr Selbstorganisation und Eigenverantwortung.

Ihr Nutzen auf einen Blick

• Zeitersparnis durch weniger Abstimmungsaufwand
• Produktivitätssteigerung durch bessere Planung und Priorisierung
• Mehr Verlässlichkeit bei Projektterminen und Deadlines
• Stärkere Motivation durch klar definierte Ziele und Zuständigkeiten
• Wettbewerbsvorteil durch moderne, agile Arbeitsprozesse

Unser Angebot: Aufgabenmanagement, das sich an Ihrem Alltag orientiert

Wir analysieren gemeinsam Ihre bestehenden Prozesse, identifizieren Optimierungspotenziale und implementieren ein auf Ihr Unternehmen abgestimmtes Aufgabenmanagement-System – technisch, methodisch und kulturell.

Ob kleines Team oder gewachsene Organisation: Mit unserer Unterstützung führen Sie ein strukturiertes Aufgabenmanagement ein, das wirklich funktioniert – dauerhaft, skalierbar und praxisnah.

Jetzt Kontakt aufnehmen und unverbindlich beraten lassen.
Organisieren Sie Aufgaben klug – für mehr Fokus, Klarheit und Wachstum in Ihrem Unternehmen.

Mehr Informationen finden Sie auf unserer Website: https://www.christian-sommerfeld.de/Vorgangsmanagement/#Aufgabenmanagement

Mit einem Vorgangsmanagement wird aus diesem Chaos ein strukturierter digitaler Raum – der sogenannte „Platz der Wahrheit“. Jeder Vorgang bündelt alle relevanten Informationen, Aufgaben, E-Mails und Dokumente an einem Ort. Und dieser Ort ist für alle Beteiligten zugänglich, transparent und jederzeit aktuell.

Das bedeutet konkret:

• Keine nervige E-Mail-Sucherei mehr
• Keine doppelten Dateien auf Netzlaufwerken
• Keine unklaren To-dos oder Verantwortlichkeiten

Stattdessen gibt es einen gemeinsamen Startpunkt für Zusammenarbeit – strukturiert, nachvollziehbar und sicher. Jeder weiß, was zu tun ist, wer gerade woran arbeitet und welche Informationen bereits vorliegen. Das reduziert Rückfragen, verhindert Missverständnisse und spart enorm Zeit.

Besonders hilfreich: Jeder Vorgang folgt einem definierten Prozess und kann automatisiert über Status, Regeln und Aufgaben gesteuert werden – ob Kundenanfrage, Vertragsprüfung oder interne Freigabeprozesse.

So entsteht ein digitales Gedächtnis, das langfristig Wissen sichert und gleichzeitig agiles Arbeiten fördert.

Machen Sie Schluss mit dem Informationswildwuchs – schaffen Sie mit humbee Ihren digitalen Platz der Wahrheit!

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Mehr Informationen finden Sie auf unserer Website: https://www.christian-sommerfeld.de/Vorgangsmanagement