Christian Sommerfeld Consulting

So funktioniert digitale Rechnungsverarbeitung
Vom Rechnungseingang bis zur Buchung – alles digital organisiert und rechtssicher archiviert.
Die eingehenden Papierrechnungen werden gescannt, E-Rechnungen werden automatisch importiert und anschließend die Rechnungsdaten erfasst. Bereits hierbei unterstützt Sie unsere Software durch automatische Beleglesung.
Jetzt prüfen und genehmigen die Sachbearbeiter die Eingangsrechnungen. Währenddessen hat die Buchhaltung mit Hilfe des Rechnungsmonitors einen perfekten Überblick über alle Rechnungen und den jeweiligen Status.
Am Ende werden die Buchungsdaten an das ERP-System übergeben. Die manuelle Verbuchung entfällt. Die Eingangsrechnungen werden rechtssicher archiviert. Dies gilt übrigens auch für per E-Mail eingehende Rechnungen.

Funktionen der elektronischen Eingangsrechnungsprüfung

1. 1.    Erfassung der Rechnungen:

• Rechnungen können in verschiedenen Formaten eingehen (PDF, E-Mail, EDI, Papier).
• Mithilfe von OCR-Technologie (Optical Character Recognition) werden Papier- und PDF-Rechnungen digitalisiert und die relevanten Daten ausgelesen.

1. 2.    Fach- und sachliche Prüfung:

• Formale Prüfung
• Inhaltliche Prüfung

1. 3.    Workflow für Freigabe:

• Automatische Weiterleitung an zuständige Personen oder Abteilungen zur Prüfung und Freigabe.

1. 4.    Archivierung:

• Gesetzeskonforme Archivierung der Rechnungen (GoBD, DSGVO-konform) für einen definierten Zeitraum.

Vorteile der elektronischen Eingangsrechnungsprüfung

1. Effizienzsteigerung:

• Reduktion manueller Aufgaben und damit verbundener Fehler.
• Schnellere Verarbeitung durch Automatisierung.

2. Kostenreduktion:

• Einsparung von Ressourcen (Papier, Druck, Lagerung).
• Minimierung von Verzugszinsen durch rechtzeitige Prüfung und Zahlung.

3.    Transparenz und Nachvollziehbarkeit:

• Klare Workflows und lückenlose Protokollierung.
• Verbesserte Übersicht über den Status aller Rechnungen.

4.    Compliance:

• Einhaltung gesetzlicher Anforderungen und interner Richtlinien.
• Reduktion von Risiken bei steuerlichen Prüfungen.

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